Praktik administrasi menggunakan fotokopi e-KTP masih jamak ditemukan pada sejumlah instansi pelayanan publik dan sektor swasta di Jakarta Pusat, Selasa (12/5/2026). Dilansir dari Megapolitan, kondisi ini terjadi karena banyak fasilitas kesehatan hingga dealer kendaraan belum memiliki perangkat pembaca chip atau card reader.
Ketiadaan teknologi pemindai mengakibatkan petugas harus melakukan verifikasi identitas secara manual untuk mencocokkan data pasien atau nasabah. Di Puskesmas Kenari, pendaftaran manual tetap dipertahankan bagi warga yang tidak memiliki ponsel pintar meskipun jalur digital telah tersedia.
"Kalau daftar manual, warga masih harus membawa identitas, bisa asli atau fotokopi. Tujuannya supaya petugas bisa memastikan data pasien di sistem tidak tertukar," ujar petugas loket Puskesmas Kenari.
Fasilitas kesehatan tersebut mengakui bahwa warga lanjut usia lebih terbiasa membawa dokumen fisik secara lengkap. Petugas mencatat bahwa kelengkapan dokumen tetap menjadi syarat utama untuk menghindari kesalahan input data.
"Sebagian lansia yang datang sudah terbiasa bawa fotokopi KTP, KK, dan akta secara lengkap," kata petugas.
Kewajiban melampirkan fotokopi identitas juga terlihat di Puskesmas Menteng untuk layanan surat keterangan kematian dan pemeriksaan calon pengantin. Petugas menyatakan bahwa penggunaan fotokopi berfungsi sebagai arsip fisik meskipun data pasien lama sudah tersimpan secara digital.
"Pasien lama kalau tidak bawa KTP asli cukup sebutkan NIK, datanya sudah ada di sistem," ujar petugas.
Sektor swasta seperti dealer kendaraan di kawasan Senen juga masih menerapkan prosedur serupa untuk pengajuan kredit. Petugas administrasi menyebutkan bahwa data fisik diperlukan untuk memenuhi persyaratan dari pihak perusahaan pembiayaan atau leasing.
"Kalau pembelian kredit biasanya memang masih diminta fotokopi KTP, KK, kadang NPWP juga, tergantung kebutuhan leasing," kata Setya, petugas administrasi dealer.
Setya menambahkan bahwa verifikasi dilakukan secara manual karena unit usahanya belum memiliki alat pemindai chip. Berkas fisik tersebut nantinya akan disimpan sebagai dokumen cadangan.
"Kami belum punya alat pembaca e-KTP. Jadi dicek manual saja," ujarnya.
Penyimpanan berkas dilakukan untuk mengantisipasi kebutuhan data di masa mendatang. Penyerahan dokumen fisik dianggap sebagai standar prosedur dalam transaksi kredit kendaraan.
"Kalau berkas selesai diproses biasanya masuk arsip, karena sewaktu-waktu bisa diperlukan lagi," kata dia.
Berbeda dengan unit layanan kesehatan, kantor kelurahan di Jakarta Pusat seperti Kelurahan Kenari dan Senen mulai meninggalkan persyaratan fotokopi. Penggunaan aplikasi Jakevo memungkinkan warga mengunggah foto dokumen secara daring tanpa perlu membawa salinan kertas.
"Seiring berlakunya sistem online, fotokopi tidak lagi diwajibkan. Dokumen cukup difoto dan diunggah," ujar petugas Kelurahan Kenari.
Sistem ini didukung dengan penggunaan tanda tangan digital untuk pengurusan surat-surat administratif. Lurah Senen, Henny Mahrojah, menyatakan bahwa koordinasi kini lebih mudah karena hasil surat dapat dikirim langsung ke alamat surat elektronik pemohon.
"Untuk pelayanan kelurahan yang sudah online, fotokopi KTP tidak diperlukan. Berkas seperti pengantar RT/RW, KTP, dan KK cukup difoto lalu diunggah," kata Henny Mahrojah, Lurah Senen.
Meskipun sistem daring sudah berjalan, Henny mengungkapkan bahwa masih ada layanan tertentu yang memerlukan dokumen fisik. Ia juga melihat adanya faktor kebiasaan masyarakat yang merasa lebih tenang jika datang langsung membawa berkas.
"Tanda tangan sudah digital. Hasil surat dikirim ke email pemohon untuk dicetak," ujar Henny.
Faktor budaya administratif ini membuat transisi menuju layanan digital sepenuhnya memerlukan waktu lebih lama. Warga masih kerap membawa tumpukan dokumen meski prosedur sudah diperingkas.
"Ada warga yang tetap datang membawa fotokopi meski sudah tahu, karena merasa kalau tidak datang langsung rasanya tidak sah," kata Henny.
Terkait kondisi ini, pengamat keamanan siber Alfons Tanujaya menyoroti mahalnya harga card reader sebagai hambatan utama bagi instansi. Padahal, chip pada e-KTP dirancang untuk memudahkan verifikasi instan tanpa perlu penggandaan fisik.
"Sebenarnya tidak harus menunjukkan e-KTP. Jadi, e-KTP itu kan ada chip-nya. Jadi dengan menempelkan e-KTP pada e-KTP reader harusnya itu sudah bisa dibaca," kata Alfons Tanujaya, Pengamat Keamanan Siber.
Alfons menilai kendala biaya alat pemindai membuat instansi mengambil jalan pintas dengan meminta fotokopi. Praktik ini dinilai sangat berisiko karena dokumen fisik yang tersebar tidak memiliki kontrol akses yang ketat.
"Cuma mungkin masalahnya kan sekarang perangkat reader-nya kan mahal. Itu yang jadi masalah," ujar Alfons.
Ia mengingatkan bahwa siapapun yang memegang salinan fotokopi tersebut dapat mengakses data pribadi warga dengan mudah. Risiko kebocoran data menjadi sangat tinggi ketika standar penyimpanan dokumen tidak diawasi.
"Ya, besarlah. Itu enggak ada kontrolnya, kan? Jadi kalau misalnya e-KTP difotokopi, siapapun yang dapat akses ke fotokopi itu bisa akses informasi itu," kata Alfons.
Alfons juga menegaskan bahwa risiko ini menghantui instansi pemerintah maupun perusahaan swasta yang mengumpulkan data pelamar kerja. Tanpa sistem verifikasi asli, pengumpulan data bisa menjadi celah kejahatan.
"Dan bukan cuma instansi, perusahaan juga. Perusahaan yang menerima lowongan kerja, kita enggak tahu asli atau palsu. Itu bisa aja untuk ngumpulin data," ujarnya.
Celah keamanan lainnya terletak pada ketidakjelasan durasi penyimpanan dan metode pemusnahan berkas fotokopi. Kurangnya standar operasional dalam mengelola arsip identitas menjadi ancaman serius bagi privasi penduduk.
"Kalau e-KTP disimpan, itu kan perlu ada waktunya, berapa lama diperlukan. Nyimpannya gimana? Nyimpannya siapa yang bisa akses? Hal seperti itu yang menjadi celah untuk diakses," kata Alfons.
Sebagai solusi praktis, Alfons mendorong penggunaan Identitas Kependudukan Digital (IKD). Sistem berbasis QR Code dinilai lebih aman karena hanya melakukan verifikasi ke pusat data tanpa menyimpan informasi sensitif di pihak ketiga.
"Jadi tiap orang yang e-KTP-nya itu ada dalam bentuk QR code. Lalu tinggal di-scan lalu diverifikasi ke database-nya Dukcapil. Jadi di situ enggak nyimpan," tutur Alfons.
Ia menekankan bahwa sistem pemindaian QR Code jauh lebih ekonomis dibandingkan pengadaan perangkat card reader di setiap lokasi layanan. Realitas anggaran harus dipertimbangkan dalam mendorong transformasi digital.
"Kalau memang e-KTP reader dan chip-nya itu ada di mana-mana bisa. Cuma kan perlu dipertimbangkan itu ada biayanya. Jadi nggak realistis kalau semua tempat harus pakai reader," kata dia.
Kebutuhan tinggi akan fotokopi e-KTP turut berdampak pada aktivitas pelaku usaha jasa penggandaan dokumen. Ahmad Fauzi, seorang penjaga tempat fotokopi, menyebutkan puluhan orang setiap hari datang hanya untuk menyalin identitas demi keperluan administrasi.
"Kalau fotokopi e-KTP saja, sehari bisa sampai 30 orang. Itu belum termasuk yang fotokopi KK atau berkas lain," kata Ahmad Fauzi.
Persyaratan yang mewajibkan dokumen rangkap juga menambah volume pekerjaan di gerai fotokopi. Pelanggan seringkali diminta menyediakan lebih dari dua lembar salinan untuk satu urusan.
"Biasanya diminta e-KTP sama KK. Kadang rangkap, ada yang diminta 2 lembar, 3 lembar," ujarnya.
Fenomena ini serupa dengan yang dialami Hasbi, pemilik usaha fotokopi lainnya di Jalan Salemba Raya. Ia mencatat fluktuasi jumlah pelanggan yang tetap konsisten membutuhkan jasa penggandaan identitas fisik setiap harinya.
"Kalau dihitung khusus e-KTP, kira-kira 20 sampai 40 orang sehari. Tergantung hari," kata Hasbi.
Warga sendiri mengaku tetap membawa fotokopi sebagai bentuk jaga-jaga agar proses administrasi tidak terhenti di tengah jalan. Niar, seorang warga lansia, merasa lebih aman jika sudah menyiapkan berkas dari rumah sebelum berobat.
"Saya biasanya memang bawa fotokopi KTP sama KK sekalian buat jaga-jaga. Kadang ada pelayanan yang minta, kadang enggak, jadi lebih aman disiapin dari rumah," ujar Niar.
Hal senada diungkapkan Mulyadi yang selalu menyimpan salinan identitas di tasnya untuk mengurus BPJS. Ia menilai membawa fotokopi sudah menjadi prosedur standar yang tertanam dalam ingatan masyarakat.
"Saya selalu bawa fotokopi KTP di tas. Takutnya nanti diminta buat daftar atau buat BPJS," kata Mulyadi.
Rina Marlina, warga Paseban, juga tetap rutin menyiapkan berkas fisik saat mengurus administrasi. Ia berharap integrasi data antarinstansi segera terwujud agar beban administratif warga berkurang.
"Saya tadi bawa fotokopi KTP sama KK karena memang biasanya diminta buat syarat administrasi. Jadi dari rumah sudah siapin saja," ujar Rina Marlina.
Rina menambahkan bahwa sistem yang terhubung langsung akan jauh lebih praktis dan efisien. Harapan tersebut sejalan dengan upaya pemerintah dalam mendorong implementasi Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP).
"Kalau datanya sudah langsung terhubung mungkin lebih praktis, jadi enggak perlu sering fotokopi berkas," katanya.
Direktur Jenderal Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kemendagri, Teguh Setyabudi, pada Rabu (6/5/2026), menegaskan bahwa fotokopi e-KTP berpotensi melanggar aturan perlindungan data. Ia mengingatkan instansi bahwa chip di dalam kartu sudah cukup sebagai alat verifikasi.
"Yang sebenarnya, KTP-el itu tidak lagi perlu difotokopi, karena sebenarnya itu juga pelanggaran terhadap PDP (Perlindungan Data Pribadi) sebenarnya," kata Teguh Setyabudi.
Teguh menjelaskan bahwa kecanggihan chip pada e-KTP seharusnya dimanfaatkan secara maksimal oleh seluruh penyelenggara layanan. Pengabaian terhadap teknologi ini dianggap sebagai langkah mundur dalam keamanan data.
"KTP-el itu sudah dilengkapi dengan alat yang canggih, cip. Cip itu ada datanya di situ. Yang sebenarnya, KTP-el itu tidak lagi perlu difotokopi," ujar Teguh.
Ia mengimbau instansi untuk menyediakan card reader guna membaca data digital tersebut. Pemerintah telah menyiapkan payung hukum yang ketat melalui UU Nomor 27 Tahun 2022 dengan ancaman pidana dan denda miliaran rupiah bagi pelaku penyalahgunaan data pribadi.
"Sebenarnya untuk membaca KTP-el ada alatnya, ada card reader untuk membaca. Sehingga tidak lagi perlu fotokopi," ungkap Teguh.
