Sistem birokrasi di Desa Pleret, Kapanewon Pleret, Kabupaten Bantul, Daerah Istimewa Yogyakarta kini mengalami perubahan besar. Pengurusan berbagai dokumen administrasi yang dahulu mewajibkan warga datang ke kantor kalurahan, sekarang bisa diselesaikan langsung dari rumah.
Langkah modernisasi ini digagas oleh Taufiq Kamal sejak dirinya terpilih sebagai Lurah Pleret periode 2020–2026. Berbekal latar belakang pendidikan S1 Teknik Informatika dan S2 Ilmu Komputer, ia merealisasikan visi desa digital, seperti dilansir dari Suara.
Masyarakat setempat kini dapat mengurus Surat Keterangan Domisili, Surat Keterangan Kelahiran, Surat Keterangan Usaha, Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), hingga Pengantar KTP dan Kartu Keluarga (KK) secara daring. Sistem pelayanan ini memanfaatkan nomor WhatsApp kalurahan yang terintegrasi langsung dengan pangkalan data situs web desa secara otomatis.
"Kami ada pelayanan di sini. Misal butuh surat, tinggal WA nulis menu, nanti ada balasan pilihan surat apa. Terus pilih permohonan surat, pilih yang mana. Nanti cukup lewat situ selesai," kata Taufiq kepada Suara.com.
"Misal mau minta surat keterangan pendudukan. Tulis nanti dibalas syaratnya, kemudian upload syarat. Ini semua bot yang mengerjakan, otomatis. Kemudian, muncul link terus diisi dan kirim" ujar alumni Universitas Gadjah Mada (UGM) itu.
"Karena saya lurah, nanti saya dapat notifikasi. Tinggal buka, saya tinggal tanda tangan elektronik saja. Sudah selesai kayak gitu. Warga bisa ngurus dari rumah. Kalau mau dicetakkan tinggal kantor saja," tutur Taufiq menambahkan.
Meski demikian, Taufiq Kamal mengonfirmasi bahwa uji coba digitalisasi ini difokuskan pada sektor persuratan tertentu yang memiliki tingkat risiko rendah.
"Tidak semua, yang simpel-simpel, tidak berisiko lah. Nanti didaftar databese saya ada keterangan pelayanana. Ini sudah terarsip," kata Taufiq.
Efektivitas sistem baru ini diakui oleh staf Bagian Pelayanan dan Persuratan Desa Pleret, Ringgasari. Bekerja sejak tahun 2018, ia merasakan pemangkasan waktu yang signifikan dalam proses penanganan berkas administrasi warga.
"Saya di sini sejak 2018. Perbedaan dengan dulu jelas banyak. Sekarang lebih enak kan, cepet, sat-set bikin suratnya, enggak sampai lima menit sudah jadi. Mengurangi antrean offline juga," ungkap Ringga.
Manfaat riil juga diutarakan oleh Ahmad Hawin, seorang warga Desa Pleret. Menurutnya, mekanisme digital ini membuat alur pengurusan dokumen menjadi jauh lebih praktis tanpa memangkas prosedur hierarki di tingkat bawah.
"Kebetulan kalau saya, persuratan lebih mudah kan. Bisa lewat WA. Nanti tinggal WA di nomor kelurahan di situ, tinggal ngisi-ngisi," ungkap Ahmad.
"Itu juga tidak menghilangkan peran dari dukuh maupun RT, karena melalui WA pun tetap perlu mengupload surat pengantar dari mereka," imbuh Ahmad.
Ahmad bahkan membagikan pengalamannya saat mengajukan permohonan surat keterangan penduduk pada malam hari sekitar pukul 21.00 WIB ketika operasional kantor fisik kalurahan telah tutup.
"Kalau di sini 24 jam, sudah tutup bisa. Tergantung dari Pak Lurah atau siapa kasi, tergantung mau TTE apa enggak," cerita Ahmad.
"Misalkan ini, saya jam 21.00. Ini berarti kan Pak Lurah masih buka hp bisa kirim ini. Ini kan masuknya SID, kan nanti di-TTE. Setelah di-TTE otomatis ke sini," lanjut Ahmad.
Keberhasilan pengelolaan administrasi berbasis teknologi ini mengantarkan Desa Pleret terpilih dalam program Desa BRILian binaan BRI pada tahun 2022. Desa Pleret memperoleh dana Corporate Social Responsibility (CSR) senilai Rp500 juta.
Dana stimulus tersebut dialokasikan untuk pembangunan Taman Kuliner Pleret Brilian di sisi timur Lapangan Kanggotan sebagai wadah UMKM lokal. Seluruh transaksi di pusat kuliner tersebut diwajibkan menggunakan sistem pembayaran nontunai QRIS BRI.
“Iya, sudah lama ya, tahun 2022. Peringkat berapa lupa. Tapi dari program Desa BRILiaN kami dapatnya Taman Kuliner, sebelah lapangan,” ujar Taufik.
“Yang pakai warga Pleret. Kami umumkan. Kemudian, ada QRIS dari BRI untuk pembayaran,” imbuh Taufik.
Kawasan komersial ini menggerakkan roda ekonomi desa dengan menyewakan 12 unit gerai kepada warga lokal senilai Rp400 ribu per bulan, yang menyumbang Pendapatan Asli Desa (PAD) sebesar Rp4,8 juta setiap bulannya.
"Berdampak ke PAD, perputaran. Sewa di sini kan Rp400 ribu per bulan. Yang pakai warga Pleret. Kami umumkan," kata Taufik.
Seluruh rincian pendapatan, pengeluaran, hingga neraca saldo keuangan Desa Pleret diunggah secara real-time melalui situs resmi kalurahan guna menjaga transparansi publik.
