Direktur Jenderal Dukcapil Kemendagri Teguh Setyabudi menegaskan larangan penggunaan fotokopi KTP elektronik dalam urusan birokrasi karena dinilai melanggar regulasi pelindungan data pribadi. Pernyataan ini disampaikan pada Kamis (7/5/2026) merespons masih banyaknya lembaga yang mewajibkan arsip fisik identitas warga.
Penggunaan dokumen fisik tersebut dianggap rentan terhadap penyalahgunaan data jika tidak disertai sistem pengamanan yang ketat. Berdasarkan informasi yang dilansir dari Nasional, praktik ini bertentangan dengan Undang-Undang Nomor 2007 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (PDP).
Teguh Setyabudi menjelaskan bahwa ketergantungan pada sistem manual menjadi alasan utama mengapa syarat fotokopi masih bertahan hingga saat ini. Padahal, setiap keping kartu identitas telah dilengkapi cip elektronik untuk verifikasi data secara digital.
"Kenapa sekarang masih banyak difotokopi? Karena memang sebagian lembaga pengguna dalam proses administrasi masih menggunakan sistem yang sifatnya manual dan juga arsip fisik," kata Teguh, Direktur Jenderal Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri.
Ia menambahkan bahwa perbaikan sistem ini merupakan tanggung jawab kolektif seluruh pemangku kepentingan. Selain kendala teknis, sejumlah regulasi internal di berbagai instansi pemerintah maupun swasta dinilai perlu segera dikaji ulang agar sejalan dengan pemanfaatan data elektronik.
"Upaya tersebut tentu saja adalah PR kita bersama, kerja bareng kita bersama, seluruh stakeholder yang terkait, berbagai kementerian lembaga, dan pastinya juga masyarakat juga memiliki peran yang sangat penting," tegas Teguh, Direktur Jenderal Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri.
Kemendagri mendorong penyedia layanan publik seperti perhotelan dan rumah sakit untuk beralih menggunakan perangkat pembaca kartu. Langkah ini bertujuan untuk mengoptimalkan fungsi cip yang tertanam pada kartu identitas penduduk tersebut.
"Mengajak lembaga-lembaga pengguna, apakah itu hotel, sekarang misalnya mas atau mbak ke hotel kan masih diminta fotokopi kan? Kenapa hotel nggak pakai card reader misalnya? Kenapa rumah sakit? Kenapa kemudian berbagai kantor juga tidak (pakai)? Gunakan card reader, gunakan alat pembaca," tegas Teguh, Direktur Jenderal Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kementerian Dalam Negeri.
Aturan mengenai larangan penggandaan kartu ini sebenarnya sudah diterbitkan sejak tahun 2013 melalui Surat Edaran Mendagri. Mantan Menteri Dalam Negeri Gamawan Fauzi pada Senin (6/5/2013) telah memperingatkan dampak kerusakan fisik kartu akibat proses fotokopi.
"Tidak boleh diklip (stapler) dan diperlakukan salah. Jangan difotokopi karena itu plastik, bisa rusak," kata Gamawan, Menteri Dalam Negeri periode 2009-2014.
Sebagai solusi praktis, instansi terkait cukup mencatat Nomor Induk Kependudukan (NIK) dan nama lengkap warga tanpa harus menyimpan salinan fisik kartu. Lembaga yang tetap memaksakan syarat fotokopi diancam sanksi sesuai peraturan perundang-undangan karena dinilai merugikan masyarakat pemilik identitas digital.
