Sejumlah instansi pelayanan publik di Jakarta Pusat terpantau masih mewajibkan persyaratan fotokopi e-KTP dalam pengurusan administrasi pada Selasa (12/5/2026). Praktik ini tetap bertahan di puskesmas hingga kantor kelurahan meskipun pemerintah telah mengimbau penggunaan Identitas Kependudukan Digital (IKD) dan sistem integrasi data NIK.
Dilansir dari Megapolitan, Puskesmas Kecamatan Menteng masih mencantumkan dokumen fisik tersebut dalam daftar persyaratan layanan rawat jalan hingga surat kematian. Petugas administrasi menyatakan bahwa fotokopi diperlukan sebagai arsip internal meskipun pasien diwajibkan membawa kartu asli untuk verifikasi awal.
"Kalau surat sehat untuk menikah, syaratnya surat keterangan dari RT/RW dan KTP. Minimal salah satu pasangan harus punya KTP wilayah kerja. Yang ditinggalkan untuk administrasi itu fotokopinya," ujar petugas loket Puskesmas Menteng.
Kondisi serupa ditemukan di Puskesmas Kenari yang belum memiliki perangkat pemindai chip atau card reader untuk memverifikasi data kependudukan secara elektronik. Petugas di lokasi tersebut mengungkapkan bahwa jalur manual tetap dibuka terutama bagi warga lanjut usia yang memiliki keterbatasan akses teknologi.
"Kalau yang enggak punya handphone atau enggak bisa pakai aplikasi, masih bisa daftar manual. Tinggal ambil nomor antrean," ujar seorang petugas Puskesmas Kenari.
Puskesmas tersebut masih mengandalkan pencocokan data manual karena ketiadaan alat pembaca kartu yang memadai di meja pelayanan. Petugas mengakui pencarian data pasien menjadi lebih sulit jika warga datang tanpa membawa dokumen fisik pendukung.
"Kadang ada pasien lansia yang datang tanpa bawa apa-apa. Biasanya tetap kami bantu, tapi lebih sulit cari datanya," kata dia.
Warga yang mengantre di Puskesmas Senen, seperti Niar, memilih menyiapkan fotokopi identitas dari rumah untuk menghindari risiko penolakan layanan. Strategi ini dianggap lebih aman karena tidak semua loket pendaftaran sudah terintegrasi secara daring sepenuhnya.
"Saya biasanya memang bawa fotokopi KTP sama KK sekalian buat jaga-jaga. Kadang ada pelayanan yang minta, kadang enggak, jadi lebih aman disiapin dari rumah," ujar Niar, warga.
Keterbatasan pemahaman mengenai sistem pendaftaran online membuat warga paruh baya cenderung lebih percaya pada dokumen kertas. Hal ini dilakukan demi kelancaran proses administrasi di lapangan.
"Kalau daftar online saya belum terlalu ngerti. Jadi saya bawa berkas saja biar kalau diminta tinggal kasih," kata dia.
Warga lainnya, Mulyadi, juga selalu membawa dokumen cadangan di dalam tasnya untuk keperluan pendaftaran kesehatan atau kepesertaan BPJS. Ia pernah menyaksikan pasien lain harus pulang hanya karena tidak membawa kelengkapan berkas fisik yang diminta petugas.
"Saya selalu bawa fotokopi KTP di tas. Takutnya nanti diminta buat daftar atau buat BPJS," kata Mulyadi, warga.
Mulyadi menegaskan bahwa membawa fotokopi merupakan langkah antisipasi agar tidak perlu bolak-balik ke rumah untuk mengambil dokumen. Pengalaman melihat kendala warga lain menjadi alasan utamanya tetap membawa berkas fisik.
"Kadang ada yang enggak bawa, akhirnya bolak-balik lagi. Makanya saya siapin saja dari awal," tutur dia.
Berbeda dengan unit kesehatan, Kelurahan Kenari sudah mulai meminimalisir penggunaan kertas melalui aplikasi Jakevo yang memungkinkan warga mengunggah dokumen secara digital. Petugas di sana menyatakan bahwa fotokopi tidak lagi diwajibkan karena verifikasi sudah didukung oleh ketersediaan card reader.
"Sekarang fotokopi tidak diwajibkan lagi. Dokumen cukup difoto lalu diunggah," kata seorang petugas Kelurahan Kenari.
Namun, di Kelurahan Paseban, syarat fotokopi masih tertera jelas di mading informasi untuk layanan pengantar perkawinan dan pengurusan N1. Petugas loket konsultasi, Tutut Sutikah, membenarkan bahwa pengantar fisik dari RT/RW masih menjadi syarat mutlak di wilayah tersebut.
"Kalau layanan yang sudah masuk JakEko, sebenarnya cukup upload. Tapi pengantar RT/RW itu selalu jadi syarat di Paseban," ujar Tutut Sutikah, Petugas Loket Kelurahan Paseban.
Masyarakat seperti Ina mengaku tetap patuh membawa fotokopi e-KTP dan KK demi mempercepat urusan administrasi tanpa mempermasalahkan prosedur. Meskipun menyadari adanya risiko keamanan data, ia merasa tidak memiliki pilihan selain mengikuti ketentuan yang berlaku di loket.
"Saya tadi bawa fotokopi KTP sama KK karena memang biasanya diminta buat syarat administrasi. Jadi dari rumah sudah siapin saja," kata Ina, warga.
Keamanan data pribadi menjadi kekhawatiran bagi sebagian warga, namun pemenuhan syarat layanan tetap menjadi prioritas utama. Ina menyatakan kesediaannya mengikuti instruksi petugas kelurahan agar proses pengurusan dokumennya segera selesai.
"Sebagai warga biasanya ikut saja syarat yang diminta supaya urusannya cepat selesai," ujar dia.
Petugas Dukcapil di Kelurahan Paseban, Fajar, memberikan penjelasan berbeda dengan menyatakan bahwa secara regulasi pihaknya tidak lagi meminta fotokopi. Verifikasi cukup dilakukan dengan mengecek KTP asli ke dalam sistem kependudukan yang sudah terintegrasi.
"Kalau warga bawa fotokopi, tetap diterima, tapi KTP asli tetap diminta untuk diverifikasi," kata Fajar, Petugas Dukcapil.
Lurah Senen, Henny Mahrojah, menyatakan bahwa mayoritas layanan di Jakarta Pusat sebenarnya sudah bisa diakses secara online melalui aplikasi Jakevo. Ia menyebutkan sekitar 70 persen warga sudah memahami prosedur digital tanpa perlu melampirkan berkas fisik di loket.
"Tidak hanya di Kelurahan Senen, seluruh kelurahan di Jakarta Pusat sudah menjalankan pelayanan online lewat Jakevo. Persyaratan diunggah secara digital," ujar Henny Mahrojah, Lurah Senen.
Sistem ini memungkinkan warga mendapatkan hasil surat melalui surat elektronik tanpa harus datang langsung ke kantor kelurahan. Proses verifikasi dilakukan oleh petugas melalui foto dokumen yang diunggah oleh pemohon.
"Tanda tangan juga sudah digital. Warga bisa mengurus dari rumah, bahkan dari luar kota. Hasil surat dikirim lewat email," kata dia.
Meskipun sistem digital sudah berjalan, Henny mengakui beberapa layanan khusus seperti surat keterangan waris masih membutuhkan dokumen fisik. Ia juga menyoroti risiko penyalahgunaan data jika fotokopi identitas terus beredar luas di masyarakat.
"Fotokopi KTP yang beredar bebas itu bahaya kalau disalahgunakan," kata dia.
Pengelolaan arsip dokumen fisik yang menumpuk selama bertahun-tahun juga menjadi tantangan tersendiri bagi pihak kelurahan. Hingga saat ini, belum ada proses pemusnahan dokumen lama karena prosedur penghapusan arsip yang cukup rumit dan harus melalui instansi terkait.
"Surat-surat dari tahun 2010 masih tersimpan sampai sekarang karena proses penghapusan arsip itu tidak mudah," ujar dia.
Di sektor usaha, para pemilik jasa fotokopi di wilayah Senen dan Salemba masih meraup keuntungan dari kebijakan dokumen fisik ini. Penjaga usaha fotokopi, Ahmad, menyebutkan puluhan orang setiap harinya datang khusus untuk menggandakan kartu identitas atas permintaan instansi.
"Kalau fotokopi e-KTP saja, sehari bisa sampai 30 orang. Itu belum termasuk yang fotokopi KK atau berkas lain," ujar Ahmad, penyedia jasa fotokopi.
Kebutuhan pelanggan biasanya meningkat saat mengurus administrasi di rumah sakit atau institusi pendidikan di sekitar lokasi tersebut. Mayoritas pelanggan melakukan fotokopi lebih dari dua lembar sesuai instruksi petugas layanan.
"Orang biasanya datang langsung bilang, ‘Pak, ini diminta fotokopi KTP buat ngurus ini.’ Jadi memang bukan kemauan sendiri, tapi karena persyaratan," kata Ahmad.
Jumlah lembaran yang digandakan bervariasi tergantung pada jenis urusan yang sedang diproses oleh warga. Dokumen Kartu Keluarga hampir selalu menjadi pasangan wajib dalam proses penggandaan tersebut.
"Paling sering dua lembar, tapi ada juga yang diminta tiga sampai lima lembar," ujar dia.
Pemilik usaha fotokopi lainnya di Jalan Salemba Raya, Hasbi, mengonfirmasi tingginya permintaan serupa yang bisa mencapai 40 orang per hari. Lokasi yang berdekatan dengan fasilitas kesehatan menjadi faktor utama stabilnya kebutuhan dokumen fisik.
"Kalau khusus fotokopi e-KTP, sehari bisa sekitar 20 sampai 40 orang, tergantung hari," kata Hasbi, pemilik usaha fotokopi.
Sektor swasta seperti dealer kendaraan juga masih menerapkan aturan yang sama untuk proses pembelian, terutama melalui skema kredit. Staf administrasi dealer di Senen, Setya, menjelaskan bahwa pihak perusahaan pembiayaan (leasing) masih mewajibkan lampiran dokumen fisik.
"Kalau pembelian kredit biasanya memang masih diminta fotokopi KTP, KK, kadang NPWP juga," ujar Setya, staf administrasi dealer.
Walaupun pendaftaran online sudah tersedia, dokumen fisik tetap menjadi syarat mutlak dalam kontrak pembiayaan kendaraan bermotor. Lampiran dokumen tersebut dianggap sebagai bagian dari kelengkapan berkas administratif perusahaan.
"Sekarang memang sudah banyak sistem online, tapi biasanya pihak leasing tetap minta lampiran dokumen," kata Setya.
Senada dengan Setya, Yuni dari dealer di Matraman menegaskan bahwa fotokopi e-KTP diperlukan untuk akurasi data konsumen. Persyaratan dokumen akan menjadi lebih banyak jika konsumen memilih metode pembayaran secara mencicil.
"Untuk data konsumen biasanya tetap diminta fotokopi KTP. Kalau kredit, syaratnya lebih banyak lagi seperti KK dan slip gaji," ujar Yuni, staf penjualan.
Pakar keamanan siber, Alfons Tanujaya, memperingatkan bahwa pengumpulan fotokopi identitas tanpa kontrol ketat sangat rawan memicu kebocoran data. Ia menyoroti ketiadaan standar penyimpanan dan mekanisme pemusnahan dokumen yang jelas di instansi-instansi tersebut.
"Ya, besarlah. Itu enggak ada kontrolnya. Siapa pun yang dapat akses ke fotokopi itu bisa akses informasinya," kata Alfons Tanujaya.
Celah keamanan muncul karena tidak adanya batasan waktu penyimpanan dokumen fisik yang dikumpulkan dari warga. Alfons menyarankan penggunaan pemindaian kode QR pada IKD sebagai solusi yang lebih aman dan ekonomis dibandingkan card reader.
"Kalau e-KTP disimpan, perlu ada waktunya, berapa lama diperlukan. Nyimpannya gimana, siapa yang bisa akses. Hal seperti itu yang jadi celah," ujarnya.
Verifikasi melalui database Dukcapil secara langsung dianggap jauh lebih efektif dalam melindungi kerahasiaan data pribadi masyarakat. Dengan sistem ini, instansi tidak perlu lagi menyimpan tumpukan kertas yang berisi informasi sensitif.
"Tiap orang e-KTP-nya ada dalam bentuk QR code, lalu di-scan dan diverifikasi ke database Dukcapil. Jadi enggak nyimpan fotokopi," kata Alfons.
Dirjen Dukcapil Kemendagri, Teguh Setyabudi, menegaskan bahwa tindakan menggandakan e-KTP sebenarnya berpotensi melanggar Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP). Ia kembali mengingatkan bahwa chip pada kartu tersebut sudah didesain untuk verifikasi tanpa perlu difotokopi.
"Yang sebenarnya, KTP elektronik itu tidak lagi perlu difotokopi, karena sebenarnya itu juga pelanggaran terhadap PDP (Perlindungan Data Pribadi) sebenarnya," kata Teguh Setyabudi.
Teguh menekankan bahwa keberadaan chip canggih di dalam kartu identitas tersebut seharusnya dimanfaatkan secara maksimal oleh instansi pelayanan. Penggunaan alat pembaca kartu yang tepat akan menghilangkan ketergantungan pada dokumen kertas.
"KTP-elektronik itu sudah dilengkapi dengan alat yang canggih, chip. Chip itu ada datanya di situ. Yang sebenarnya, KTP-elektronik itu tidak lagi perlu difotokopi," ujarnya.
Penyediaan card reader di setiap titik layanan menjadi kunci utama agar regulasi ini bisa berjalan efektif di lapangan. Kemendagri terus mendorong instansi publik untuk menggunakan teknologi tersebut guna mempermudah verifikasi.
"Sebenarnya untuk membaca KTP-elektronik ada alatnya, ada card reader untuk membaca. Sehingga tidak lagi perlu difotokopi," kata Teguh.
Pelanggaran terhadap kerahasiaan data pribadi kini memiliki konsekuensi hukum yang berat berdasarkan UU Nomor 27 Tahun 2022. Pasal 67 beleid tersebut mengatur sanksi pidana penjara maksimal lima tahun atau denda mencapai Rp 5 miliar bagi pelaku penyalahgunaan data pribadi.
